|
تعريف انواع مدارك و سطوح تاييد و تصويب آنها
:
شرح :
قبل
از تعريف و ثبت مدارك در سازمان بايد انواع مدرك را تعيين نموده
و مشخص نمود
هر يك از انواع مدارك چند سطح تاييد و تصويب را دارا مي باشد
.
بعبارت ديگر :
سمت
/ سازمان هاي پيش فرض در سازمان جهت تاييد و تصويب
هر نوع
مدرك چه كساني هستند .
نمونه اي از اين انواع مدرك در شكل ذيل نمايش داده شده است.
( شكل
TM2)
مثال:
در سازمان فرضي ميتواند تقسيم بندي مدارك به
شكل ذيل باشد :
روشهاي اجرايي داراي 2 سطح تاييد و
تصويب كننده ميباشند :
سطح اول : مديران
سطح دوم :
مديران ارشد
در سطح مديران،
بسته به روش اجرايي يكي از مديران ذيل آن
را تاييد مي كند :
1-
مدير بخش نرم افزار و سخت افزار
2-
مدير گروه 1
در سطح مديران ارشد
يكي از مديران ذيل آنرا تاييد ميكنند :
1-
مدير عامل
پياده سازي مثال ذكر شده به شكل ذيل ميباشد :
نخست با استفاده از دكمه ركورد
جديد نسبت به ثبت يك نوع مدرك جديد ( مطابق مثال ذكر شده
" روش اجرايي ") اقدام مي نماييم . پس از انتخاب دكمه ركورد جديد
صفحه اي به شكل ذيل خواهيم داشت :
( شكل
TM3)
پس از ورود اطلاعات در اين صفحه
و انتخاب دكمه ذخيره اطلاعات ،
( شكل
TM4)
مشخصات اين نوع مدرك در ليستي
نمايش داده ميشود :
( شكل
TM5)
با استفاده از انتخاب گزينه "
تاييد و تصويبها " در ليست (مشابه شكل فوق ) ميتوانيد
تاييد و تصويب كنندگان را انتخاب نماييد :
( شكل
TM6)
( شكل
TM7)
( شكل
TM8)
همانطور كه
مشاهده ميكنيد 3 تاييد و تصويب كننده در 2 سطح به اين نوع مدرك
اضافه گرديد .
|