تاييد وتصويب مدارك :

با انتخاب گزينه ليستي از مدارك تاييد و تصويب نشده را كه شما مسئول تاييد و تصويب آن هستيد نمايش داده ميشود كه مي توانيد با استفاده از ستون تاييد و تصويب كنندگان اين مدرك را تاييد نماييد .

( رجوع شود به نحوه معتبر سازي يك مدرك - توسط تاييد و تصويب كنندگان )

( شكل MM37)

نحوه معتبر سازي يك مدرك :

همانطور كه توضيح داده شده پس از ثبت مشخصات اوليه  يك مدرك ، آن  مدرك در ليست مدارك تحت بررسي  قرار مي گيرد.  در برنامه Control9000 به دو صورت مي توانيد نسبت به متغير سازي يك مدرك اقدام نماييد كه به توضيح اين دو روش مي پردازيم .

1 – معتبر سازي توسط مسئول كنترل مدارك :

در اين روش سوپروايزر سيستم كنترل مدارك سازمان بايد بشرح ذيل عمل نمايد  :

• مدرك را ثبت نمايد .

• در مشخصات مدرك دقت نمايدكه  تاريخ اجراي مدرك را وارد نموده و آن را مناسب انتخاب نمايد .

• پس از ثبت يك مدرك  در  ليست مدارك تحت بررسي  - ارتباط تاييد را انتخاب نمايد.

• زماني كه قصد دارد تاييد و تصويب كنندگان اين مدرك را انتخاب كند ، تاريخ  تاييد آنها را نيز وارد نمايد به اين ترتيب هم مسئولين تاييد مشخص شده اند و هم تاريخ هاي تاييد يك مدرك .

• پس از انجام اين  عمليات و مدرك پس از تاريخ ذكر شده در تاريخ اجرا وارد ليست مدارك معتبر شما خواهد گرديد.

2 – معتبر سازي توسط تاييد و تصويب كنندگان :

در اين روش مسئول كنترل مدارك :

• مشخصات مدرك را ثبت كرده و آن را وارد ليست مدارك تحت بررسي مي نمايد

• در ليست مدارك تحت بررسي ، ستون تاييد  را انتخاب مي نمايد

•  تاييد و تصويب كنندگان را از طريق ستون انتخاب  انتخاب كرده و بدون ثبت ، تاريخ تاييد " ذخيره اطلاعات " را انتخاب مي نمايد.

•  به اين ترتيب تاييد و تصويب كنندگان پيش فرض مشخص مي شوند ومدرك جهت تاييد به آنها ارسال خواهد شد .

سپس هر كاربر(تاييد و تصويب كننده ) با پسورد خود وارد سيستم گرديده و:

•  در صفحه تاييد و تصويب مدارك ليست مدارك تاييد و تصويب  نشده مربوط به خود ،  را مشاهده خواهد كرد

• وي بايد با انتخاب LINK تاييد كنندگان اين  صفحه را مشاهده مي نمايد

• براي تاييد مدرك درقسمت  پايين صفحه در جدول مربوطه در جلو  قسمت تاريخ تاييد ، تاريخ تاييد مربوط به سمت خود را وارد نموده و ذخيره اطلاعات مي نمايد .

( شكل MM38)